Le piège de l'automatisation "Big Bang"
Beaucoup d'entreprises abordent l'automatisation avec une vision trop ambitieuse. Elles imaginent un système parfait qui gère l'intégralité de leurs process du jour au lendemain. Cette approche "Big Bang" mène systématiquement à l'échec pour trois raisons :
- Paralysie opérationnelle : Pendant la mise en place, l'activité est bloquée ou ralentie
- ROI différé : Aucun bénéfice tangible avant des semaines, voire des mois
- Résistance au changement : Les équipes sont submergées par trop de nouveautés en même temps
Notre philosophie : "Un workflow automatisé qui tourne vaut mieux qu'un système parfait qui attend dans un tiroir."
Phase 1 : Audit et Priorisation (1-2 jours)
La première étape ne consiste pas à coder ou à configurer des outils, mais à identifier le goulot d'étranglement principal. Nous organisons un atelier de 2 heures avec vos équipes pour cartographier vos process actuels.
Nos questions clés
- Quelle tâche vous fait perdre le plus de temps ? (Souvent : ressaisie de données, relances manuelles, création de documents)
- Où se produisent les erreurs humaines ? (Oublis, doublons, informations manquantes)
- Quel process empêche votre scale-up ? (Celui qui nécessite de recruter pour gérer plus de volume)
Résultat de cette phase : un workflow prioritaire avec un ROI estimé. Par exemple, pour une agence immobilière, cela pourrait être "automatiser la qualification et le routage des leads entrants".
Phase 2 : MVP Opérationnel (1-2 semaines)
Une fois le workflow prioritaire identifié, nous construisons un Minimum Viable Product (MVP). Contrairement à un POC (Proof of Concept) théorique, notre MVP est directement mis en production.
Ce que contient notre MVP
- Les déclencheurs essentiels : Qu'est-ce qui lance l'automatisation ? (Nouveau formulaire, email reçu, événement calendrier)
- Les actions critiques : Que doit faire le système ? (Créer une fiche CRM, envoyer une notification, mettre à jour un tableau)
- Une gestion d'erreur simple : Que se passe-t-il en cas de problème ? (Notification admin, log dans un Google Sheet)
Exemple concret : Pour une agence marketing, nous avons automatisé l'envoi du rapport hebdomadaire vers les clients. Version 1 (MVP) : Export des données + email automatique. Version 2 (itération) : Génération d'un PDF avec graphiques personnalisés.
Les outils que nous privilégions en phase MVP
Pour aller vite sans sacrifier la qualité, nous utilisons des plateformes no-code éprouvées :
- Make (ex-Integromat) : Workflows visuels, connecteurs natifs avec 1500+ apps
- Airtable : Base de données hybride entre Excel et CRM
- Zapier : Alternative à Make, plus simple mais moins flexible
- n8n : Solution open-source pour plus de contrôle des données
L'avantage de cette approche : vous voyez des résultats tangibles en 1-2 semaines. Pas de tunnel de développement de 3 mois. Dès la fin de cette phase, vous gagnez du temps mesurable.
Phase 3 : Iteration et Documentation (Continu)
Une fois le premier workflow en production, nous passons en mode amélioration continue. Cette phase est cruciale car c'est ici que l'automatisation devient réellement robuste et scalable.
Ce que nous optimisons lors des itérations
- Performance : Réduire les temps d'exécution (ex: passer de 2 minutes à 30 secondes)
- Gestion des cas limites : Que faire si un champ est vide ? Si l'API est en panne ?
- Notifications intelligentes : Avertir uniquement quand c'est nécessaire, pas pour tout
- Logging et traçabilité : Garder un historique des actions pour l'audit
Documentation TIASEO : Chaque workflow est livré avec un document Notion expliquant : déclencheurs, actions, gestion d'erreur, et FAQ. Vos équipes peuvent ainsi maintenir le système en autonomie.
La règle des 80/20
Nous appliquons le principe de Pareto : 80% des bénéfices viennent de 20% des automatisations. Plutôt que de tout automatiser, nous concentrons l'effort sur les workflows à fort impact.
Par exemple, pour un coach business :
- ✅ Priorité 1 : Automatiser l'onboarding client (gain de 45 min par client)
- ✅ Priorité 2 : Génération automatique des factures (gain de 30 min par mois)
- ⏸️ Pas prioritaire : Automatiser la relance des avis clients (faible volume, impact limité)
Combien de temps avant d'être autonome ?
L'objectif de TIASEO n'est pas de créer une dépendance, mais de vous rendre autonome sur vos automatisations. Voici notre timeline typique :
- Semaine 1-2 : Mise en place du MVP avec TIASEO
- Semaine 3-4 : Formation de vos équipes sur l'outil (Make, Zapier, etc.)
- Mois 2-3 : Vous ajoutez des workflows simples en autonomie, TIASEO intervient sur les cas complexes
- Après 3 mois : Vous êtes autonome, TIASEO reste disponible pour support ou évolutions majeures
Les erreurs à éviter absolument
Après des dizaines de projets, voici les pièges classiques que nous voyons souvent :
- Ne pas tester avec des données réelles : Un workflow qui marche en test peut échouer en production avec des données incomplètes ou mal formatées
- Oublier la gestion d'erreur : Si une étape échoue, le workflow doit prévenir, pas échouer silencieusement
- Sur-optimiser trop tôt : Mieux vaut un système simple qui tourne qu'un système complexe qui attend d'être parfait
- Ne pas documenter : Dans 6 mois, vous aurez oublié pourquoi ce filtre est là. Documentez au fur et à mesure
Conclusion : Démarrer petit, penser grand
L'automatisation n'est pas un sprint, c'est un marathon. Notre approche en 3 phases vous permet de :
- ✅ Voir des résultats rapidement (1-2 semaines)
- ✅ Minimiser les risques opérationnels
- ✅ Construire une base solide pour scaler ensuite
Si vous voulez discuter de votre projet d'automatisation, obtenez un devis gratuit et nous analyserons ensemble votre situation en 30 minutes.
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